Mekanisme Mobilisasi Mahasiswa PMM 4

Proses mobilisasi untuk keberangkatan dan kepulangan mahasiswa peserta PMM 4 akan melibatkan pihak Perguruan Tinggi (PT) Penerima. PT Penerima diwajibkan untuk berkoordinasi dengan mahasiswa dan Tim Program PMM terkait keberangkatan juga penyambutan mahasiswa inbound di lokasi.

Selengkapnya, simak penjelasan di bawah ini berdasarkan masing-masing tahapan.

Alur Konfirmasi Keikutsertaan dan Keberangkatan Mahasiswa

Proses Prakeberangkatan

• Konfirmasi kalender akademik PT Penerima 

• PT Penerima berkomunikasi aktif dengan membuat grup Whatsapp atau grup Telegram bersama mahasiswa inbound-nya
• PT Penerima membentuk tim untuk penjemputan mahasiswa yang terdiri dari PIC mobilisasi PT Penerima, LO, dan staf lain yang akan membantu proses penjemputan mahasiswa
• PT Penerima membantu memfasilitasi akomodasi untuk mahasiswa saat sampai di PT Penerima
• Koordinator PT Penerima akan mendapat forward email e-ticket mahasiswa
• PT Penerima wajib mendata dan mengkonfirmasi jadwal keberangkatan mahasiswa sebagai data untuk melakukan penjemputan dan memastikan bahwa seluruh mahasiswa yang berada dalam Letter of Acceptance (LoA) sudah mendapat tiket
• Selalu mengingatkan mahasiswa untuk melakukan cek secara berkala atas jadwal penerbangannya
• Mahasiswa wajib berkontak dengan Koordinator PT Penerima apabila ada perubahan jadwal penerbangan atau ada kendala dalam penerbangan, seperti:
  • Reschedule karena maskapai
  • Reschedule karena force majeure
  • Reroute karena kebijakan maskapai atau kendala operasional maskapai

Alur Keberangkatan

1. Konfirmasi data keberangkatan
2. Email reservasi tiket akan dikirim ke mahasiswa
3. Konfirmasi reservasi tiket oleh mahasiswa
4. E-ticket terbit
5. Mahasiswa melakukan check in di bandara
6. Mahasiswa lapor ke PIC mobilisasi di PT Penerima 
7. Mahasiswa berangkat menggunakan pesawat
8. Pihak PT Penerima akan melakukan penjemputan mahasiswa di bandara.

Penjemputan dan Akomodasi Mahasiswa

• PT Penerima wajib menyediakan akomodasi mahasiswa sebagaimana yang sudah disepakati setidaknya saat hari H kedatangan mahasiswa
• Penjemputan mahasiswa dilaksanakan oleh PT Penerima di bandara kedatangan mahasiswa
• Penjemputan dapat dilakukan dengan sistem shifting atau menyesuaikan dengan kemampuan PT Penerima
• Transportasi yang digunakan untuk menjemput mahasiswa menyesuaikan dengan kebijakan PT Penerima, boleh menggunakan transportasi umum (contoh: bus, travel atau kereta) selama ada pihak PT Penerima yang mendampingi
• Bandara kedatangan mahasiswa adalah bandara terdekat PT Penerima atau bandara alternatif dengan rute penerbangan yang lebih memadai
• Mahasiswa akan diantarkan oleh PT Penerima dari bandara ke lokasi akomodasinya baik asrama, kost ataupun pemondokan yang sudah disepakati dan akan dikenalkan ke fasilitas umum sekitar akomodasinya

Periode Keberangkatan PMM 4

Periode keberangkatan mahasiswa mulai H-4 s.d. H-2 sebelum Kalender Akademik PT Penerima dimulai.